Начальник відділу: Антонюк Раїса Василівна
Відділ документального забезпечення та контролю
Основні завдання відділу:
1. Організаційно-методичне та інформаційне забезпечення роботи виконавчого комітету, комунальних установ, підприємств та організацій міської ради, надання методичної допомоги відділам і управлінням міської ради в організації роботи по підготовці рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, запитаннями та зверненнями.
2. Забезпечення виконання вимог законодавства щодо розгляду звернень юридичних осіб в міській раді, виконавчих органах ради. Організація прийому, реєстрації та передачі за призначенням письмових звернень юридичних осіб, іншої кореспонденції, яка надходить у міську раду; ведення реєстрації інформаційних запитів. Реєстрація і відправка вихідної кореспонденції міської ради та виконавчого комітету, в тому числі рекомендованими листами та листами з описом.
3. Забезпечення дотримання єдиної системи діловодства міської ради та виконавчого комітету, контролю за виконанням Законів України та Постанов Верховної Ради України, Указів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень та розпоряджень обласної ради, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, протокольних доручень виконавчого комітету, інших нормативних документів, здійснення контролю за їх своєчасним виконанням.
4. Контроль за розглядом письмових звернень юридичних осіб згідно строків, встановлених чинним законодавством.
5 Розроблення проектів нормативно-правових актів.
6 Забезпечення єдиного порядку документообігу на основі використання сучасних засобів організаційної техніки та програмного забезпечення з метою скорочення кількості паперових носіїв інформації.
7. Розроблення Інструкції з діловодства у виконавчих органах Володимир-Волинської міської ради та номенклатури справ, своєчасного внесення змін до них на підставі відповідних нормативно-правових актів.