Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Володимирської міської ради

ЗАТВЕРДЖЕНО Рішення виконавчого комітету міської ради 16.02.2023 № 54

• внесено зміни 23.11.2023 №501

РЕГЛАМЕНТ роботи виконавчого комітету 
та виконавчих органів Володимирської міської ради (ред. 23.11.2023)

1. Загальні положення

1.1.  Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Володимирської міської ради (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Володимирської міської ради (далі виконавчий комітет) та виконавчих органів Володимирської міської ради (далі – виконавчі органи міської ради), міського голови, його заступників, старост сіл, старостинського округу (далі – старост).

1.2.  Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконавчих органів міської ради з питань реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради.

1.3.  Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у даний нормативний документ здійснюється за рішенням виконавчого комітету міської ради.

1.4.  У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконавчого комітету міської ради      ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.5.  Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників виконавчих органів міської ради, старост та керівників підприємств, організацій (установ, закладів), що належать до комунальної власності міської територіальної громади (далі – комунальних підприємств, організацій (установ, закладів). Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причини є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.

2. Основні засади діяльності виконавчого комітету та організація його роботи

2.1.  Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконавчий комітет міської ради здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету міської ради.

2.2.  Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

2.3.  Виконавчий комітет є органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

2.4.  Виконавчий комітет:

• – розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов’язкові для виконання всіма розташованими на території міської територіальної громади підприємствами, установами, організаціями, посадовцями і мешканцями населених пунктів міської територіальної громади;
• – попередньо розглядає та схвалює проєкти програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, прогноз бюджету міської територіальної громади, проєкт бюджету міської територіальної громади, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;
• – координує діяльність виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, заслуховує звіти про роботу їх керівників;
• – організовує виконання рішень міської ради, а також затверджених міською радою планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.

2.5.  До складу виконавчого комітету входять:

• – міський голова;
• – секретар міської ради;
• – заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів (далі – заступники міського голови),  керуючий справами виконавчого комітету міської ради;
• – старости;
• – керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, інших осіб.

Внесення змін до складу виконавчого комітету здійснюється за пропозицією міського голови рішенням міської ради.

2.6.  Очолює виконавчий комітет міський голова, який координує діяльність своїх заступників, забезпечує колегіальність в роботі, вдосконалення стилю і методів діяльності виконавчого комітету міської ради.

2.7.  Міський голова видає розпорядження про розподіл обов’язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючого справами виконавчого комітету з визначенням:

• – їх повноважень і функцій;
• – підпорядкованих виконавчих органів міської ради;
• – переліку комунальних підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів міської ради;
• – порядку заміщення міського голови, його заступників, керуючого справами  виконавчого комітету міської ради у разі їх відсутності.

2.8.  У випадку відсутності міського голови його обов’язки виконує заступник міського голови відповідно до розпорядження міського голови.

2.9.  Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, реєстраційні та особові рахунки в органах державного казначейства.

2.10.  На будівлях, де розміщені виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, піднімається Державний Прапор України.

Перед адмінбудівлею міської ради та її виконавчого комітету поряд з Державним Прапором України та прапором міста Володимира під час прийому офіційних іноземних делегацій піднімається прапор країни, з якої прибула делегація.

В разі оголошення трауру Державний Прапор України та прапор міста приспускаються.

2.11.  Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконавчому комітету міської ради та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.

2.12.  Керівники виконавчих органів міської ради при проведенні перевірок, ревізій представниками органів виконавчої влади, працівниками контролюючих організацій, а також за письмовими зверненнями депутатів, керівників громадських та інших організацій зобов’язані доповісти про їх прибуття, цілі і плани міському голові, його заступникам (відповідно до питання перевірки) та надати відповідну інформацію заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

2.13.  За дорученням міського голови, письмовими вказівками його заступників з питань діяльності виконавчих органів ради керівники виконавчих органів міської ради надають документи для ознайомлення, перевірки, аналізу представникам органів влади вищого рівня і контролюючих організацій і забезпечують необхідні умови їх роботи.

2.14.  Члени виконавчого комітету мають право звернутися до керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) щодо питань, в межах компетенції виконавчого комітету (план роботи, питання порядку денного, протокольні доручення, розгляд звернень членів виконавчого комітету міської ради тощо).

2.15.  Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради є державна.

3. Планування й організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

3.1.  Планування роботи є основою організаційного забезпечення виконання власних і делегованих повноважень виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради, одним із основних засобів виконання стратегічного плану розвитку міської територіальної громади, програми економічного та соціального розвитку, відповідних цільових програм.

3.2.  Діяльність виконавчого комітету міської ради організовується відповідно до річного та квартальних планів.

3.3.  Плани роботи виконавчого комітету міської ради розробляються на основі рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови і його заступників, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, пропозицій членів виконавчого комітету, старост, пропозицій керівників виконавчих органів міської ради.

3.4.  План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:

• – перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету міської ради та які пов’язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міської територіальної громади, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;
• – перелік проєктів галузевих та комплексних програм, а також питання про хід виконання вже ухвалених галузевих або комплексних програм;
• – перелік заходів у сфері міжнародного співробітництва;
• – перелік основних заходів державного, обласного та місцевого значення на відповідний плановий період.

3.5.  До плану роботи виконавчого комітету в обов’язковому порядку включаються питання:

• – про проєкт програми економічного і соціального розвитку міської територіальної громади, проєкт бюджету міської територіальної громади та підсумки їх виконання;
• – про роботу виконавчих органів міської ради;
• – про роботу комунальних підприємств, організацій (установ, закладів);
• – план засідань комісій, комітетів, робочих груп, дорадчих органів, що утворені при виконавчих органах міської ради;
• – затвердження проєктів фінансових планів комунальних підприємств та розгляд звітів про їх виконання.

3.6.  Для підготовки проєкту плану роботи виконавчого комітету міської ради керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости не пізніше 5 числа місяця, що передує наступному кварталу, подають у відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради пропозиції відповідно до встановленої форми.

3.7.  Узагальнення пропозицій, формування планів роботи виконавчого комітету міської ради та узагальнення інформації про їх виконання здійснює відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради (далі –відділ документального забезпечення та контролю).

3.8.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради готує проєкт рішення виконавчого комітету міської ради про план роботи виконавчого комітету міської ради.

3.9.  Проєкти планів роботи заздалегідь розглядаються міським головою, його заступниками з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради потім доопрацьовуються з урахуванням внесених зауважень.

3.10.  План роботи виконавчого комітету на рік та на квартал затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради в установленому порядку.

Проєкт такого рішення вноситься на розгляд виконавчого комітету міської ради керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

3.11.  Копії рішення про план роботи виконавчого комітету відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради направляє міському голові, його заступникам з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, членам виконавчого комітету, виконавчим органам міської ради в електронному вигляді.

3.12.  Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради  (відповідно до розподілу обов’язків).

3.13.  Виконавчі органи міської ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають у відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал. Якщо внесене до плану роботи виконавчого комітету міської ради питання не розглядалось у звітному періоді, керівник виконавчого органу у підсумковій інформації вказує причини зняття цього питання з розгляду або перенесення його на інший термін.

3.14.  Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету покладається на заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, які на вимогу членів виконавчого комітету міської ради інформують виконавчий комітет про виконання плану за минулий період.

3.15.  З метою організації ефективної роботи, реалізації цільових програм, виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради, досягнення встановлених цілей, прийняття ефективних управлінських рішень та аналізу діяльності працівників виконавчі органи міської ради складають плани роботи на відповідний період.

3.16.  Плани роботи виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, виходячи з принципів виробничої необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу приймає його керівник. Плани роботи виконавчих органів міської ради повинні бути узгодженими з планами роботи виконавчого комітету міської ради.

3.17.  Плани роботи виконавчих органів міської ради узгоджуються з міським головою, його заступниками з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу обов’язків та включають такі розділи:

• – виконання рішень виконавчого комітету міської ради, міської ради та розпоряджень міського голови;
• – організація нарад, семінарів, навчань або участь у них;
• – організація засідання комісій або участь у них;
• – виконання основних завдань, участь у заходах;
• – робота над проєктами та програмами;
• – підготовка регуляторних актів;
• – заходи щодо реалізації та виконання цілей і завдань виконавчого органу тощо.

3.18. План роботи виконавчого органу міської ради повинен мати таку структуру: зміст завдання, термін виконання, відповідальні за організацію та виконання завдань.

3.19.  У встановлений керівником виконавчого органу спосіб відповідальні особи звітують (подають інформацію) про виконання завдань.

3.20.  Керівники виконавчих органів міської ради несуть відповідальність за виконання планів роботи.

3.21.  Виконавчі органи міської ради зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.

3.22.  Тижневий план роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради (далі – тижневий план роботи) формується відповідно до планів роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради.

3.23.  Для підготовки плану заходів на відповідний тиждень старости, керівники усіх виконавчих органів міської ради, а у разі потреби – керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), щочетверга до 16.00 подають в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради узгоджені з міським головою та (або) заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарем міської ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради  пропозиції до плану заходів на тиждень, де вказуються: дата, час, назва заходу, місце проведення і відповідальний за його організацію.

3.24.  Про участь у заході міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради  обов’язково зазначається у поданих до плану заходів пропозиціях.

3.25.  Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради, враховуючи зміст планів роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови  з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради та виконавчих органів, складає зведений план заходів на наступний тиждень, в який включає перелік основних заходів загальноміського значення, і здійснює оперативний контроль за його виконанням та змінами у плані роботи.

3.26.  Керівники виконавчих органів, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости несуть відповідальність за неподання інформації про запланований захід чи невчасне внесення змін у інформацію про анонсований захід.

3.27.  Тижневий план роботи перед його розповсюдженням погоджується заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

3.28. Тижневий план роботи в роздрукованому вигляді подається міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, відповідальним черговим приміщення міської ради.

3.29.  Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради оперативно інформує міського голову (при потребі – секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради ) про зміни в тижневому плані роботи.

3.30. Відділ зв’язків з громадськістю та засобами масової інформації  виконавчого комітету міської ради на підставі тижневого плану роботи анонсує відповідні заходи на офіційному сайті міської ради.

3.31.  З метою ведення та оперативного внесення змін до телефонного довідника керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) щокварталу до 10 числа місяця наступного за звітним кварталом подають секретарю керівника інформацію про зміни (або їх відсутність) в назві, адресі, електронній адресі, структурі та контактних телефонів.

4. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради

4.1.  Засідання виконавчого комітету міської ради є основною організаційно-правовою формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання.

4.2.  Скликає засідання виконавчого комітету міської ради міський голова відповідно до свого розпорядження або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради,  виконуючий його обов’язки.

4.3.  Засідання виконавчого комітету міської ради проводиться один раз на місяць, як правило у четвертий четвер кожного місяця .

4.4. За необхідності скликаються позачергові засідання виконавчого комітету. Формування порядку денного в такому разі та підготовка проєктів рішень може здійснюватися одночасно з прийняттям розпорядження міського голови про проведення позачергового засідання виконавчого комітету.

4.5.  Відділ  документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради надсилає копії розпоряджень міського голови про призначення засідань виконавчого комітету (в електронному вигляді) виконавчим органам міської ради, членам виконавчого комітету, та оприлюднює розпорядження на офіційному сайті міської ради.

Підготовка засідань виконавчого комітету міської ради

4.6.  Підготовку засідань організовують керуючий справами виконавчого комітету міської ради та відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

4.7.  Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом організовують та контролюють заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради.

4.8.  При підготовці питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету керівник виконавчого органу міської ради (за чиєю ініціативою вноситься питання), в разі необхідності, складає і затверджує у заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради,  який контролює дане питання, план заходів щодо його підготовки і склад комісії, яка буде проводити необхідні перевірки стану справ у виконавчих органах міської ради, на підприємствах і в організаціях.

4.9.  В підготовці питань беруть участь виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади), члени виконавчого комітету .

4.10.  Члени виконавчого комітету міської ради завчасно подають письмове звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

4.11.  Депутати міської ради, в разі внесення на розгляд виконавчого комітету питань, що належать до його повноважень, завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради.

4.12.  За резолюцією міського голови проєкт рішення передається першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради  (відповідно до розподілу обов’язків). Перший заступник (заступник) міського голови після попереднього розгляду проєкту рішення направляє його керівнику відповідного виконавчого органу міської ради для детального вивчення та доопрацювання проєкту (за узгодженням з розробником – депутатом, членом виконавчого комітету міської ради), згідно з вимогами чинного законодавства, Інструкції з діловодства та цього Регламенту, а також для здійснення процедури погодження проєкту.

4.13.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради контролює дотримання процедури погодження проєкту рішення, встановленої Регламентом.

4.14.  До підготовки питань виконавчий комітет, інші виконавчі органи міської ради можуть залучати відповідних фахівців.

4.15.  З метою попереднього вивчення питань можуть бути організовані виїзди членів виконавчого комітету міської ради на окремі комунальні підприємства, організації (установи, заклади).

Порядок денний

4.16.  Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.

4.17.  Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за 2 дні до засідання відділом документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради під керівництвом керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

4.18.  Проєкт порядку денного включає питання, з яких у відділ  документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради подані проєкти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту, в тому числі:

• – питання з квартального плану роботи виконавчого комітету міської ради;
• – питання, розгляд яких витікає з актів органів виконавчої влади, прийнятих після затвердження квартального плану;
• – питання про хід виконання рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, органів виконавчої влади;
• – питання, включення яких до порядку денного викликане необхідністю;
• – питання щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб.

4.19.  Проєкт порядку денного засідання та проєкти рішень виконавчого комітету міської ради оприлюднюються на офіційному сайті міської ради.

4.20.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради формує та надсилає на електронну пошту членам виконавчого комітету за два дні до засідання матеріали, що включають проєкт порядку денного та проєкти рішень виконавчого комітету міської ради, у тому числі додатки до рішень, пояснювальні записки, фото, графічні зображення, скановані документи тощо.

Учасники засідання

4.21.  Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання здійснює відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

4.22.  Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за один день до засідання виконавчого комітету) інформують відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради  про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.

4.23.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради  інформує керуючого справами виконавчого комітету міської ради про участь членів виконавчого комітету міської ради  у засіданні.

4.24.  Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету міської ради.

4.25.  Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відкрито, крім розгляду проєктів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.26.  Засідання виконавчого комітету міської ради веде міський голова, а в разі його відсутності –заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради,  виконуючий його обов’язки.

4.27. Усі рішення виконавчого комітету ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету міської ради.

4.28. Ухвалення рішень виконавчого комітету міської ради здійснюється голосуванням шляхом підняття рук.

4.29.  На засіданнях виконавчого комітету міської ради присутній начальник юридичного відділу або уповноважений ним спеціаліст юридичного відділу.

4.31.  На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутніми депутати обласної і міської рад, народні депутати України, представники акредитованих засобів масової інформації, а також запрошені керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ і організацій, громадяни.

4.32.  Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету міської ради, складається керівником виконавчого органу, відповідального за підготовку питання порядку денного, узгоджується із заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов’язків) і передається в відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

4.33.  Інформування запрошених (згідно зі списком) здійснюють виконавчі органи міської ради, що готували проєкти рішень та складали список запрошених, в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою).

4.34.  Ознайомлення з проєктами рішень запрошених осіб до початку засідання забезпечують керівники виконавчих органів міської ради, які готують питання на засідання виконавчого комітету міської ради.

Проведення засідання виконавчого комітету міської ради

4.35.  Головуючий на засіданні виконавчого комітету міської ради:

• – веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;
• – надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує наступного доповідача;
• – вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до порядку денного та проєктів рішень;
• – вносить на голосування порядок денний та проєкти рішень (за основу та в цілому);
• – оголошує результати голосування (рішення ухвалене; рішення не ухвалене);
• – забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні.

4.36.  Члени виконавчого комітету міської ради на засіданні виконавчого комітету міської ради:

• – вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;
• – можуть вимагати від доповідачів додаткових роз’яснень з питань порядку денного та проєктів рішень;
• – беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;
• – у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету міської ради, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;
• – вносять пропозиції про зміни і доповнення в проєкти рішень або про їх доопрацювання.

4.37.  Проєкт порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування.

4.38.  Зміни та доповнення до проєкту порядку денного за наявності відповідних погоджених проєктів рішень, крім питання «Різне», ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.

4.39.  Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконавчого комітету міської ради до проєкту порядку денного, стосуються, як правило, важливих політичних подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду та інших випадків.

4.40.Порядок засідання виконавчого комітету міської ради приймається в цілому шляхом голосування.

З метою оптимізації роботи виконавчого комітету міської ради допускається об’єднання питань,  які належать до однієї сфери правовідносин (однопредметних або пов’язаних між собою) та проведення одного голосування по них, що визначається процедурним рішенням, якщо до них немає зауважень та конфлікту інтересів у когось із членів виконавчого комітету міської ради.

Процедурним є рішення, що не включається до Порядку денного, не потребує окремого документального оформлення та приймається більшістю від присутніх на засіданні членів виконавчого комітету міської ради.

4.41.  Після розгляду основних питань порядку денного засідання членам виконавчого комітету міської ради надається право виступити у питанні «Різне». Головуючий на засіданні може особисто дати роз’яснення або доручити надати відповідь відповідному фахівцю.

4.42.  Рішення з питання «Різне» не приймаються, але може бути дане протокольне доручення.

4.43.  Під час розгляду питань та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом ведеться онлайн трансляція, яка зберігається та архівується на офіційному сайті Володимирської міської ради.

4.44.  На засіданні виконавчого комітету міської ради встановлюється наступна тривалість виступів:

• – на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова) – не більше 30 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконавчого комітету міської ради);
• – для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;
• – для співдоповіді з питань порядку денного – до 5 хвилин;
• – для оголошення запитань – до 1 хвилини;
• – для відповіді на запитання – до 2 хвилин;
• – для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.

4.45.  Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За вимогою головуючого може бути ухвалене рішення про неможливість подальшої участі в засіданні порушників Регламенту.

Особливості позачергових засідань

4.46.  В разі необхідності міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконавчого комітету міської ради.

4.47.  Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.

Особливості організації та проведення засідань виконавчого комітету міської ради в умовах карантину, надзвичайних ситуацій, надзвичайного або воєнного стану

4.48.  В умовах запровадження карантину, надзвичайної ситуації, надзвичайного або воєнного стану, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення, та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконавчого комітету міської ради можуть проводитися в режимі відеоконференції або аудіоконференції (дистанційне засідання). Організація дистанційних засідань та технічне забезпечення покладається на відділ документального забезпечення та контролю і відділ цифрового розвитку та цифровізації виконавчого комітету міської ради.

4.49.  Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати:

• – можливість реалізації прав членів виконавчого комітету міської ради;
• – ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні виконавчого комітету міської ради;
• – встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

4.50.  Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету міської ради після оголошення початку голосування та прізвища члена виконавчого комітету міської ради.

4.51.  Розпорядження про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету міської ради і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного. Розпорядження про дистанційне засідання розміщується на офіційному сайті міської ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів рішень з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена виконавчого комітету міської ради.

4.52.  Перед відкриттям засідання в режимі відеоконференції проводиться фіксація участі членів виконавчого комітету міської ради, які в режимі відеоконференції приєдналися до засідання. Головуючий повідомляє про результати голосового підтвердження участі членів виконавчого комітету міської ради.

4.53.  Після завершення голосування всіма членами виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції, головуючий оголошує результати голосування з врахуванням результатів голосування за проєкт рішення (рішення ухвалене; рішення не ухвалене).

4.54.  Результати голосування затверджуються міським головою та розміщуються на офіційному сайті міської ради.

4.55.  Тривалість проведення засідань виконавчого комітету міської ради відповідно до технічних вимог відеоконференції становить не більше 4 (чотирьох) годин.

4.56.  Персональну відповідальність за підключення до відеоконференції несе член виконавчого комітету міської ради.

4.57.  У період дії воєнного стану, з метою безпеки учасників засідання, пряма трансляція не проводиться, відеозапис засідання розміщується на офіційному сайті Володимирської міської ради в день проведення засідання виконавчого комітету.

4.58.  Відділ цифрового розвитку та цифровізації виконавчого комітету міської ради  здійснює архівне зберігання відеотрансляцій засідань виконавчого комітету міської ради на зовнішніх носіях інформації. Термін зберігання відеотрансляцій один рік від дати проведення засідання виконавчого комітету міської ради».

5. Порядок підготовки, погодження, ухвалення рішень виконавчого комітету

Порядок підготовки  проєктів рішень

5.1.  Цільова спрямованість проєктів рішень виконавчого комітету міської радивизначається перспективними, поточними (квартальними) планами роботи виконавчого комітету міської ради, рішеннями органів виконавчої влади, дорученнями міського голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.

5.2.  Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету міської ради проєктів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.3.  Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у виконавчому комітеті  міської ради покладено на відділ економічного розвитку, проєктної діяльності та інвестицій виконавчого комітету міської ради.

5.4.  Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту рішення.

5.5.  Відповідальним за підготовку проєкту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є той виконавчий орган міської ради, до компетенції якого належить дане питання, а контрольні функції покладаються на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради  відповідно до розподілу обов’язків.

5.6.  Проєкти рішень виконавчого комітету міської ради готуються відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів рішень несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.

5.7.  Проєкт рішення виконавчого комітету повинен містити:

• – посилання на норми чинного законодавства;
• – обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень юридичних і фізичних осіб тощо);
• – джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);
• – інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше (за потребою);
• – коментар (за потребою);
• – план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
• – прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;
• – кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
• – інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;
• – запис щодо втрати чинності, скасування виданих раніше документів з цього питання чи внесення до рішення змін, доповнень; в проєкті рішення про зміну, доповнення, втрату чинності чи скасування раніше прийнятого рішення зазначається, яких саме пунктів це стосується;
• – прізвище та телефон виконавця;
• – всі необхідні візи – погодження.

5.8.  Проєкти рішень повинні містити вичерпну оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей.

5.9.  В проєктах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.

5.10.  До проєктів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу міської ради з вказанням причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.

5.11.  У разі виконання раніше ухвалених рішень до проєкту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.

5.12.  В проєктах рішень виконавчого комітету міської ради з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, про тарифи на житлово-комунальні послуги, вартість проїзду в транспорті та в проєктах рішень виконавчого комітету, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті Володимирської міської ради.

5.13.  До проєкту рішення додаються передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, а за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконавчого комітету міської ради.

5.14.  До проєктів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, можуть додаватися копії відповідних нормативних актів.

5.15.  До проєкту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень можуть додаватися копії відповідних рішень.

5.16.  Головний розробник готує пояснювальну записку до проєкту рішення, що повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали.

5.17.  Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

5.18.  Подання пояснювальних записок до проєктів нормативних, регуляторних актів є обов’язковим.

5.19.  Дозволяється не додавати пояснювальні записки до проєктів рішень, що стосуються розгляду звернень окремих юридичних та фізичних осіб, зокрема, з питань захисту прав дітей, розміщення засобів зовнішньої реклами на території міської територіальної громади, з питань квартирного обліку, видачі окремим громадянам посвідчень для безкоштовного проїзду в міському громадському транспорті, надання допомоги на поховання.

Погодження та оприлюднення проєктів рішень

5.20. Посадові особи, які готують проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такій послідовності:

• -юрист виконавчого органу, що готує проєкт рішення (за наявності відповідної посади у виконавчому органі);
• -керівник виконавчого органу, що готує проєкт рішення;
• – начальник відділу документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради або виконуючий його обов’язки головний спеціаліст відділу;
•  -керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, з яких підготовлені проекти рішень;
• -начальник юридичного відділу виконавчого комітету міської ради, в разі його відсутності проекти рішень візує головний спеціаліст-юрисконсульт;
• -керуючий справами;
• -перший заступник, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, що координують питання (відповідно до розподілу обов’язків).

5.21.  Проєкти рішень в обов’язковому порядку погоджуються:

• -з питань  регуляторної політики – з начальником відділу економічного розвитку, проєктної діяльності та інвестицій виконавчого комітету міської ради;
• -з фінансових питань – з начальником управління бюджету та фінансів виконавчого комітету міської ради;
• -з питань комунальної власності – з начальником управління містобудування, архітектури та комунальних ресурсів виконавчого комітету міської ради;
• -з питань містобудування і архітектури – з начальником управління містобудування, архітектури та комунальних ресурсів виконавчого комітету міської ради;
• -з питань житлово-комунального господарства та благоустрою – з начальником управління  інфраструктури виконавчого комітету міської ради.

5.22.  З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

5.23.  Відповідальність за включення додаткового переліку віз на погодження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробник документа.

5.24.  До переліку віз включається віза члена виконавчого комітету або депутата міської ради, який підготував відповідний проєкт рішення.

  5.25.Погодження оформляється зі зворотної сторони проекту рішення: проставляється найменування посади, прізвище та ініціали посадовця, особистий підпис. Додатки до проектів рішень виконавчого комітету міської ради погоджуються в тому ж порядку, що й проекти рішень.

5.26.  Термін перебування проєкту рішення на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати одного робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – двох робочих днів.

5.27.  Відділ  документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради здійснює контроль за відповідністю проєктів рішень Інструкції з діловодства, Регламенту, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.

5.28.Термін розгляду та погодження проєкту рішення виконавчого комітету міської ради кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня; термін розгляду та погодження проєкту рішення юристом в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи  та підготовки юридичного висновку) може тривати два дні.

5.29. Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради опрацьовує поданий проект рішення, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов’язані з приведенням проекту рішення у відповідність до чинного законодавства України, а також у разі потреби редагує проект.

5.30.Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради під час проведення правової експертизи:

• -перевіряє проект рішення на відповідність Конституції та законам України, законодавчим та нормативним актам, кодексам та інші;
• -оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;
• -перевіряє проект рішення на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом.

 5.31.У разі виявлення невідповідності проекту рішення чи його окремих положень актам законодавства юрист   готує зауваження до такого проекту та повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями. У разі, коли недоліки проекту рішення не можуть бути усунені шляхом доопрацювання, юрист готує юридичний висновок (правова експертиза).

5.32. За результатами юридичної експертизи, в разі наявності зауважень до проєкту електронного документа, уповноважена особа юридичного відділу виконавчого комітету міської ради  готує в електронній формі висновок.

5.33.  Погоджені в установленому порядку проєкти рішень виконавчого комітету міської ради надходять у відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради не пізніше, ніж за три робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради.

5.34.  Розробники проєктів рішень надсилають електронні примірники  у відділ цифрового розвитку та цифровізації виконавчого комітету міської ради для  розміщення їх на сайті Володимирської міської ради відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

5.35.  Питання, з яких погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконавчого комітету міської ради  не вносяться.

Ухвалення та оприлюднення рішень

5.36.  Усі рішення виконавчого комітету міської ради (в тому числі, з процедурних питань) ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету міської ради.

5.37.  Після доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання головуючий пропонує членам виконавчого комітету міської ради  перейти до голосування щодо проєкту рішення.

5.38.  Рішення виконавчого комітету міської ради ухвалюються в такій послідовності:

• – в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;
• – після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;
• – проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.

5.39.  Якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проєкт рішення ставиться на голосування відразу за основу та в цілому.

5.40.  Головуючий на засіданні може відмовити ініціатору пропозиції поставити на голосування запропонований текст, якщо він сформульований нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті відхилений попередньо виконавчим комітетом міської ради  текст.

5.41.  За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету проєкт рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування.

5.42.  У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.

5.43.  У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету міської ради  він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

5.44.  Міський голова підписує рішення, ухвалені на засіданні виконавчого комітету міської ради.

5.45.  Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в рішенні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайті Володимирської міської ради або в інший визначений в рішенні спосіб.

5.46.  Регуляторні акти виконавчого комітету міської ради оприлюднюються у порядку, визначеному Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.47.  Окремі ухвалені виконавчим комітетом міської ради рішення, з врахуванням внесених змін та доповнень, доопрацьовуються розробниками протягом трьох робочих днів (крім випадків, коли виконавчим комітетом міської ради  встановлено інший термін), погоджуються відповідно до Регламенту, здаються у відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради, який подає рішення на підпис міському голові.

5.48.Підписані міським головою рішення виконавчого комітету міської ради надходять у  відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради, де реєструються: вказується дата ухвалення рішення та присвоюється номер, нумерація ведеться з початку року, з № 1 та скріплюються гербовою печаткою.

5.49.Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради протягом 3 робочих днів після ухвалення рішень надсилає їх копії, завірені печаткою відділу, виконавчим органам міської ради, згідно з переліком надсилання копій.

5.50.  Розробники проєктів рішень протягом двох робочих днів після отримання рішень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються рішення (виконавчих органів міської ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності).

5.51.  У разі потреби паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання заявникам та виконавцям рішень після їх ухвалення, завіряються печаткою відділу документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради та надаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.

5.52.  Копії рішень щодо затвердження висновку служби у справах дітей виконавчого комітету міської ради про підтвердження місця проживання дітей для тимчасового виїзду за межі України з відміткою про набрання законної сили рішення видаються службі у справах дітей виконавчого комітету міської ради на підставі письмової довідки, про те, що рішення не оскаржено протягом десяти робочих днів з дня його прийняття.

5.53.  Виконавчі органи міської ради – розробники проєктів рішень видають (надсилають) копії ухваленого рішення замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв’язку, через адміністраторів тощо).

5.54. Виконавчі органи міської ради – розробники проекту рішення:

• -готують витяги з рішень і передають у відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради протягом п’яти робочих днів після ухвалення;
• – не пізніше як за три  робочих днів з дня ухвалення рішення надсилають електронні версії рішень у відділ цифрового розвитку та цифровізації виконавчого комітету міської ради для оприлюднення їх на офіційному сайті міської ради.
• -доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств, установ  та організацій міської комунальної власності.

Фіксування засідання виконавчого комітету

5.55.  Засідання виконавчого комітету міської ради  протоколюються, ведеться аудіозапис та відеозапис. Ведення протоколу здійснюють працівники  відділу документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради, аудіозапис та відеозапис – працівники відділу зв’язків з громадкістю та засобами масової інформації виконавчого комітету міської ради.

5.56.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради протягом 5 робочих днів після засідання виконавчого комітету міської ради  оформлює протокол засідання. В протоколі вказується:

• – номер протоколу;
• – дата засідання;
• – перелік членів виконавчого комітету міської ради, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;
• – перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;
• – порядок денний, перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено; кількість голосів за проєкт рішення, проти, утримались, не голосували, відсутні; не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;
• – протокольні доручення за результатами обговорення окремих питань.

5.57.  Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради підписує міський голова або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, виконуючий його обов’язки.

5.58.  Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради  засвідчуються гербовою печаткою. Копії протоколів засідань виконавчого комітету міської ради  та витяги з них засвідчуються печаткою відділу документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

5.59. Після підписання протоколу відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради надсилає виконавчим органам міської ради, іншим виконавцям витяги з протоколу – ухвалені виконавчим комітетом міської ради доручення з окремих питань, завірені печаткою  відділу документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються у відділі документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради протягом 2-х років, після чого передаються в архівний відділ виконавчого комітету міської ради.

5.60.  Протоколи засідань виконкому оприлюднюються на офіційному сайті міської ради в розділі «Документи»/«Протоколи засідань виконавчого комітету».

5.61.Результати голосувань та архів відео трансляцій засідань виконавчого комітету міської ради розміщуються та зберігаються на сайті Володимирської міської ради в розділі «Міська влада»/»Виконавчий комітет».

6. Порядок підготовки розпоряджень міського голови з питань основної діяльності міської ради та її виконавчих органів

Порядок підготовки електронного проєкту розпорядження

6.1.  Міський голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством.

6.2.  Розпорядження міського голови , прийняті в межах наданих йому повноважень, обов’язкові для виконання всіма розташованими на території міської територіальної громади органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами.

6.3.  Проєкти розпоряджень готують виконавчі органи міської ради під контролем заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради. У разі, коли розроблення проєкту розпорядження доручено кільком виконавцям, головним розробником є виконавець, зазначений у резолюції, інші – сприяють головному розробнику та надають відповідну інформацію.

6.4.  Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

6.5.  Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на відділ  економічного розвитку, проектної діяльності та інвестицій виконавчого комітету міської ради. Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту розпорядження.

6.6.  Проєкти розпоряджень міського голови складаються відповідно до Інструкції з діловодства.

6.7.  У разі потреби розробник готує пояснювальну записку до проєкту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження.

6.8.  До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо).

6.9.  Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

6.10.  Подання пояснювальної записки до проєктів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов’язковим.

6.11.  Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень до раніше виданого розпорядження, наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни, або ті, які втратили чинність. Крім того, може додаватися копія розпорядження, до якого вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.

6.12.  У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших документів вищих органів влади до проєкту розпорядження додається копія відповідного документа.

6.13.  У випадку підготовки проєктів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя, раніше видане розпорядження з таких же питань знімається з контролю або вказується, що воно втратило чинність.

6.14.  В проєктах розпоряджень міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, проведення загальноміських заходів, відзначення державних свят розробник передбачає пункт про доведення розпорядження до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті Володимирської міської ради.

6.15.  Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів розпоряджень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у підготовці та погодженні проєктів.

6.16.  Посадові особи, які готують проєкти розпоряджень, зобов’язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такому порядку:

• – начальник юридичного відділу або юрист виконавчого органу, що готує проєкт розпорядження (за наявності відповідної посади у виконавчому органі міської ради);
• – керівник виконавчого органу, що готує проєкт розпорядження;
• – начальник відділу документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради або виконуючий його обов’язки головний спеціаліст відділу;
• – начальник юридичного відділу виконавчого комітету  міської ради або виконуючий його обов’язки головний спеціаліст відділу;
• – керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, яких стосується проєкт розпорядження;
• – заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);
• – заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради;
• – перший заступник міського голови.

6.17.  Проєкти розпоряджень в обов’язковому порядку погоджуються:

• -з питань  регуляторної політики – з начальником відділу економічного розвитку, проєктної діяльності та інвестицій виконавчого комітету міської ради;
• -з фінансових питань – з начальником управління бюджету та фінансів виконавчого комітету міської ради;
• -з питань комунальної власності – з начальником управління містобудування, архітектури та комунальних ресурсів виконавчого комітету міської ради;
• -з питань містобудування і архітектури – з начальником управління містобудування, архітектури та комунальних ресурсів виконавчого комітету міської ради;
• -з питань житлово-комунального господарства та благоустрою – з начальником управління  інфраструктури виконавчого комітету міської ради;
• – з питань надання адміністративних послуг – начальником управління «Центр надання адміністративних послуг»  виконавчого комітету міської ради.

6.18.  З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

6.19.  Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання на погодження проєкту розпорядження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту документа.

6.20.  Розробники проєктів розпоряджень, що є нормативно-правовими актами, розпоряджень, що підлягають обговоренню громадськості відповідно до чинного законодавства, зобов’язані оприлюднити їх не пізніше як за 10 робочих днів до дати затвердження; письмова інформація про оприлюднення додається до відповідних проєктів.

6.21.  Термін розгляду та погодження проєкту розпорядження кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня; термін розгляду та погодження проєкту розпорядження юристом в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи  та підготовки юридичного висновку) може тривати два дні.

6.22.  Додатки до проєктів розпоряджень погоджуються в тому ж порядку, що й проєкти розпоряджень.

6.23.У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту документа, незгоди посадова особа, яка візує проект, вносить відповідний запис з викладенням мотивованої думки на проекті документа або в окремому висновку, що додається до проекту.

6.24.Відділ  документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради здійснює контроль за відповідністю проектів розпоряджень Інструкції з діловодства та Регламенту,  в разі виявлення порушень редагує проект та повертає виконавцю на доопрацювання.

6.25.Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради опрацьовує поданий проект розпорядження, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов’язані з приведенням проекту розпорядження у відповідність до вимог чинного законодавства України, а також, у разі потреби, редагує проект розпорядження.

Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради під час проведення правової експертизи:

• -перевіряє проект розпорядження на відповідність Конституції та законам України, законодавчим та нормативним актам, кодексам та інші;
• -оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;
• – перевіряє проект розпорядження на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови.

У разі виявлення невідповідності проекту розпорядження чи його окремих положень актам законодавства юридичний відділ виконавчого комітету міської ради готує зауваження до такого проекту та повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями. У разі, коли недоліки проекту розпорядження не можуть бути усунені шляхом доопрацювання, юридичний відділ виконавчого комітету міської ради готує письмовий висновок (правова експертиза).

Проекти розпоряджень, що за письмовим висновком юридичного відділу не відповідають нормам чинного законодавства, повертаються виконавцям на доопрацювання.

6.26.Погоджені проекти розпоряджень міського голови (разом з доданими копіями відповідних документів,  юридичними висновками) виконавець здає у відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради, який подає проекти на  підпис міському голові.

 Реєстрація та оприлюднення розпоряджень

6.27.  Розпорядження набирає чинності після його підписання міським головою (або виконуючим його обов’язки заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради) та реєстрації у відділі документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

6.28.  Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в розпорядженні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайті Володимирської міської ради або в інший визначений в розпорядженні спосіб.

6.29.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради реєструє підписані розпорядження міського голови таким чином: проставляється дата реєстрації та порядковий номер розпорядження (нумерація ведеться з початку поточного року).

6.30.  Реєстрація розпоряджень міського голови в електронній формі ведеться відділом документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради в системі електронного документообігу.

6.31.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради після реєстрації надсилає розпорядження виконавчим органам міської ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів, в електронному вигляді, із застосуванням системи електронного документообігу.

6.32.  Факт доведення розпорядження до відома посадової особи здійснюється засобами системи електронного документообігу міської ради.

6.33.  Розробники проєктів протягом двох робочих днів після отримання розпоряджень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються розпорядження (виконавчих органів міської ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності, старост).

6.34.  Паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання замовникам (фізичним та юридичним особам) та виконавцям, завіряються печаткою відділу документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради та надаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.

6.35.  Виконавчі органи міської ради – розробники проєктів розпоряджень видають (надсилають) копії підписаного розпорядження замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв’язку, через адміністраторів тощо).

6.36.  Виконавчі органи міської ради – розробники проекту розпорядження:

• -готують витяги з розпоряджень і передають у відділ  протягом 5 робочих днів після ухвалення;
• – не пізніше як за 3  робочих днів після підписання та реєстрації розпорядження надсилають електронну версію розпорядження у відділ цифрового розвитку та цифровізації виконавчого комітету міської ради для оприлюднення його на офіційній сторінці міської ради;
• -доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств, установ  та організацій міської комунальної власності.

6.37.  Оригінали розпоряджень міського голови зберігаються у відділі документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради два роки, після чого здаються в архівний відділ виконавчого комітету міської ради.

7. Організація роботи зі службовими документами

7.1.  Робота зі службовими документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ, із застосуванням системи електронного документообігу.

7.2.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідних документів від юридичних осіб, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, та реєстрацію вихідних документів.

7.3.  Листи, адресовані міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, мають бути підписані старостою, керівником виконавчого органу міської ради, комунального підприємства та організації (установи, закладу) або особою, яка виконує його обов’язки, в окремих випадках (лікарняна відпустка) – заступником керівника, відповідно до повноважень.

7.4.  Службові документи, що надходять у міську раду, реєструються відділом документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради і того ж дня направляються міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, відповідно до розподілу обов’язків, залежно від характеру і змісту документа до 16.30, в п’ятницю – до 15.15.

7.5.  Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та, в разі потреби, інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції.

7.6.  Оригінали документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, після реєстрації та відповідної резолюції міського голови (заступника міського голови) відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради передає юридичному відділу виконавчого комітету міської ради.

7.7.  Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради забезпечує:

• – виконання, зберігання та архівування переданих йому оригіналів документів, що стосуються претензійно-позовної роботи;
• – створення та постійне ведення реєстру судових справ Володимирської міської ради.

7.8.  Строки виконання службових документів можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки документів встановлюються законодавством. Індивідуальні строки виконання документів зазначаються в резолюції міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради.

7.9.  Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа.

7.10.  Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

7.11.  Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

7.12.  Співвиконавці подають пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на документи.

7.13.  Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

7.14.  У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації. 

7.15.  За результатами розгляду, виконання службових документів виконавчі органи міської ради, старости, керівники комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) готують в електронній формі та надсилають на перевірку у відділ документального забезпечення та контролю не пізніше, ніж до 16.30, проєкт листа на підпис міському голові або заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов’язків).

7.16.  Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, розміщеному в загальному мережевому ресурсі, або автоматично згенерованому системою електронного документообігу міської ради.

7.17.  Датою листа є дата його реєстрації.

7.18.  За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.

7.19.  За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

7.20.  Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

• – проєкт електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу міської ради;
• – у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені в систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);
• – внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;
• – внесення до реєстраційно-моніторингової картки індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;
• – зазначення підрозділу реєстрації відповідно до виду документа;
• – зазначення обов’язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);
• – формулювання проєкту доручення до документа здійснюється в тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: юридичному відділу виконавчого комітету міської ради; керівникам виконавчих органів тощо;
• – формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.

7.21.  У разі, якщо в тексті службового документа містяться ознаки конфлікту інтересів або корупційних ризиків в діяльності відповідного виконавчого органу міської ради, в переліку осіб, які погоджують даний документ, зазначається начальник юридичного відділу.

7.22.  Реєстрація вихідних електронних документів міської ради здійснюється в автоматизованому режимі після їх підписання (в окремих випадках допускається реєстрація певних видів документів за фактом їх підписання).

7.23.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради перевіряє листи та додану до них інформацію на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, в разі виявлення порушень повертає виконавцю на доопрацювання.

7.24.  Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа.

7.25.  За усною вказівкою міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради виконавчі органи міської ради готують проєкти доручень, спрямованих на виконання окремих, як правило, термінових завдань.

7.26.  Проєкт доручення готується в системі електронного документообігу з дотриманням вимог Інструкції з діловодства, погоджується керівником виконавчого органу міської ради – розробника проєкту, а в разі підготовки проєкту доручення міського голови – також погоджується заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу обов’язків.

7.27.  Доручення після підписання міським головою або заступником міського голови автоматично реєструється в системі електронного документообігу та надсилається виконавчим органам міської ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), відповідно до запропонованої розробником документа схеми погоджень.

7.28.  Оригінали доручень зберігаються за місцем реєстрації – у відділі документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради , відповідно до Номенклатури справ.

7.29.  Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

7.30.  Відправка (передача) кореспонденції іноземцям здійснюється з дотриманням вимог, зазначених в п. 121-126 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.

8. Організація контролю за виконанням документів

Завдання і порядок контролю за виконанням документів

8.1.  Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі законодавчих актів та відповідно до Інструкції з діловодства, із застосуванням системи електронного документообігу.

8.2.  Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в міській раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

8.3.  Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.4.  Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та терміни їх виконання.

8.5.  Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

8.6.  Контроль за виконанням документів покладається на міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, керівників виконавчих органів міської ради, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

8.7.  Моніторинг виконання постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів обласної ради та облдержадміністрації, органів виконавчої влади, доручень міського голови за результатами щомісячних розширених нарад, виконання службових документів, запитів та звернень народних депутатів України, рішень виконавчого комітету міської ради та протокольних доручень, оголошених на засіданнях виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови здійснює відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

8.8.  Моніторинг запитів та звернень депутатів Володимирської міської ради України здійснює організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради.

8.9.  Моніторинг виконання окремих письмових доручень міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради здійснюють виконавчі органи міської ради, які підготували проєкт доручення.

8.10.  Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є головний виконавець, який визначений електронною резолюцією керівника.

8.11.  Строки виконання документів встановлюються відповідно до нормативно-правових актів, розділу 7 цього Регламенту, вказуються в розпорядчих документах або в резолюції керівника.

Організація моніторингу виконання документів

8.12.  Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу міської ради на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки.

8.13.  Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

8.14.  Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

8.16.  Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в міській раді та виконавчих органах міської ради, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки під час реєстрації вхідного документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.

8.17.  Строки виконання внутрішніх документів зазначаються розробником проєкту документа після його підписання або встановлюються у резолюції керівника. Моніторинг стану виконання внутрішніх документів здійснює відповідальна особа виконавчого органу міської ради, в якому зареєстрований документ.

8.18.  Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

8.19.  Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки вноситься відмітка про завершення його виконання. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

8.20.  Відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради (відповідно до повноважень щодо здійснення моніторингу) готує та подає інформацію про виконання контрольних документів:

• – щомісяця – заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому –  статистичну інформацію про виконання службових документів;
• – щокварталу – міському голові, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради – статистичну та аналітичну інформацію про виконання доручень міського голови за результатами щомісячних розширених нарад.     

8.21.  Моніторинг виконання рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, що містять завдання та термін виконання відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської радиздійснює в системі електронного документообігу.

8.22.  Виконавець вносить до реєстраційно-моніториногової картки інформацію про виконання завдання, на підставі якої  відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради знімає документ з контролю.

9. Організація роботи із запитами на інформацію

 9.1.  Організація розгляду запитів, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради,  керуючому справами виконавчого комітету міської ради, стосовно діяльності міської ради та її виконавчих органів, покладається на відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

9.2.  Організація розгляду запитів, що надходять до керівників виконавчих органів міської ради, забезпечується відповідальними посадовими особами з питань доступу до публічної інформації виконавчих органів.

9.3.  Запити, адресовані старостам, розглядаються безпосередньо старостами.

9.4.  Діловодство запитів на інформацію у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Порядку роботи із запитами на інформацію у Володимирській міській раді.

9.5.  Усі запити, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням єдиного режиму роботи, затвердженого цим Регламентом.

9.6.  Відповідно до підп. 4 п. 1 ст. 14 Закону України «Про доступ до публічної інформації» у виконавчому комітеті міської ради визначене спеціальне місце для роботи запитувачів з документами чи їх копіями (вул. Данила Галицького, 5, кабінет 1).

9.7.  За результатами розгляду запитів міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради  чи керівниками виконавчих органів у резолюціях зазначаються виконавці запиту. Розгляд запитів триває не більше одного робочого дня з дня отримання запиту. Для запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформляється протягом одної години після реєстрації запиту.

9.8.  Відповідь на запит готується протягом п’яти робочих днів з дня його отримання за підписом керівника, який наклав резолюцію. Інформація на запит надається у спосіб, визначений запитувачем (електронною поштою, поштою тощо). Відправку відповідей запитувачам забезпечує відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації.

9.9.  У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, може бути продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження та повідомленням запитувача про таке рішення не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту у спосіб, зазначений у запиті.

9.10.  Інформація на запити надається безкоштовно:

• – особі у разі надання інформації про неї;
• – запитувачу інформації, що становить суспільний інтерес.

9.11.  Відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання або друк документів здійснюється у разі виготовлення більш як 10 сторінок запитуваних документів. Для оплати копій документів запитувачу інформації надається рахунок з вказаними реквізитами одержувача коштів, кількості, ціни і загальної вартості оплачуваних копій. Рахунок оформляє відділ бухгалтерського обліку та господарського забезпечення виконавчого комітету міської ради.

9.12.  Запитувачу може бути відмовлено або відстрочено в задоволенні запиту, а також запит може бути перенаправлено належному розпоряднику інформації. Відповідь запитувачу інформації про те, що інформація може бути одержана із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

9.13.  Відмова або відстрочка в задоволенні запиту, а також його перенаправлення належному розпоряднику інформації, здійснюються відповідно до положень Закону України «Про доступ до публічної інформації» та доводяться до відома запитувача в письмовій формі та у спосіб, вказаний у запиті (електронною поштою, поштою тощо), не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

10. Організація роботи зі зверненнями громадян

10.1.  Організація роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради покладається на відділ звернень громадян управління «Центр надання адміністративних послуг» виконавчого комітету міської ради (далі – відділ звернень громадян), у виконавчих органах, комунальних підприємствах, організаціях (установах, закладах) – на відповідальних працівників чи на відповідний підрозділ, у населених пунктах, що увійшли до складу міської територіальної громади – на старост.

10.2.  Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства.

10.3.  Усі звернення громадян (фізичних осіб), адресовані міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради  реєструються у відділі звернень громадян, а звернення, адресовані старостам, керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), реєструються безпосередньо у них (в системі електронного документообігу).

10.4.  Зареєстровані звернення в день надходження передаються міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу обов’язків.

10.5.  Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради розглядають звернення, у разі потреби доручають в резолюції виконавцю провести розгляд звернення за участю комісії з розгляду звернень громадян, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги або обґрунтованого звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд.

10.6.  За зверненнями громадян, в яких порушене питання не належить до повноважень виконавчих органів міської ради, міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючий справами виконавчого комітету міської ради можуть дати такі доручення:

• – визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і підготувати відповідь-роз’яснення заявнику (в таких випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться);
• – направити звернення на розгляд за належністю на підставі п. 3 ст. 7 Закону України «Про звернення громадян»;
• – під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до повноважень якого належить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на розгляд постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян або проєкт листа про припинення листування на підставі п.п. 2, 3 ст. 8 Закону України «Про звернення громадян».

10.7.  Після розгляду міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради та накладення резолюції звернення скеровуються виконавцям через систему електронного документообігу.

10.8.  Контроль за розглядом звернень громадян та виконанням доручень міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради за зверненнями покладається на старост, керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

10.9.  Загальний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює відділ звернень громадян в системі електронного документообігу.

10.10.  Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, старости, виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади) готують проєкти відповідей авторам звернень.

10.11.  В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) надають відповіді на звернення громадян за власним підписом.

10.12.  Звернення, в якому порушені питання не належать до повноважень виконавчих органів міської ради, в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до повноважень старост, виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) – відповідь з питань у межах компетенції надається громадянину в установленому порядку, а щодо питань, які підлягають вирішенню в інших органах виконавчої влади, при наданні відповіді на звернення роз’яснюється порядок їх вирішення.

Організація особистого прийому

10.13.  Особистий прийом громадян у Володимирській міській раді здійснюється міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, старостами, керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів).

10.14.  Особистий прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради здійснюється згідно з графіком, який затверджується розпорядженням міського голови, керівниками комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – із графіками, затвердженими відповідними наказами.

10.15.  Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті Володимирської міської ради, у приміщеннях, де здійснюють повноваження старости, у приміщеннях виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) в доступних для вільного огляду місцях, оприлюднюється через засоби масової інформації.

10.16.  Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях,  передбачених затвердженим графіком прийому.

10.17.  За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і пропонується зустріч з іншим керівником, до повноважень якого належить вирішення порушеного питання.

10.18.  У разі відмови від такої зустрічі, громадянам пропонується залишити письмове звернення, яке подається на розгляд.

10.19.  Запис на особистий прийом здійснюється відділом звернень громадян.

10.20.  В реєстраційно-контрольній картці вказується:

• – прізвище, ім’я та по батькові заявника, місце проживання, контактний телефон, соціальний стан;
• – короткий зміст питання, що порушується у зверненні;
• – чи звертався заявник до виконавчих органів міської ради, до повноважень яких належить вирішення питання, і результат розгляду цього питання, підтверджений відповідними письмовими документами.

10.21.  Запис на прийом не проводиться за умови звернення:

• – до однієї і тієї ж посадової особи того самого громадянина, якщо на попередньому прийомі порушені питання були вирішені по суті, або надано вичерпні роз’яснення;
• – з питання оскарження рішення з порушенням терміну подання оскарження, визначеного статтею 17 Законом України «Про звернення громадян»;
• – особи, визнаної судом недієздатною;
• – у разі, якщо питання не належить до повноважень міської ради.

10.22.  У разі повторного звернення громадянина працівниками відділу звернень громадян вивчаються матеріали справи щодо порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

10.23.  Запис на повторний прийом до міського голови протягом календарного року може бути проведено, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті (не задоволено, відмовлено у задоволенні), а заявнику не надано роз’яснень щодо порядку вирішення поставленого питання.

10.24.  Спеціалісти відділу звернень громадян забезпечують добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, для чого вони мають право запросити від відповідних виконавчих органів міської ради документи, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення.

10.25.  У разі потреби міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, які проводять особистий прийом громадян, начальником відділу звернень громадян до участі в особистому прийомі громадян запрошуються старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) до повноважень яких відноситься вирішення даного питання.

10.26.  Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами.

10.27.  Присутність представників засобів масової інформації під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників.

10.28.  Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

10.29.  Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своїх повноважень мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, проінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне роз’яснення по суті піднятих питань.

10.30.  У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавцю в системі електронного документообігу.

10.31.  Звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструється та розглядаються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

10.32.  Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

10.33.  З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), яким доручено розгляд звернення, зобов’язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом, або, в разі розгляду звернення підприємством, організацією чи установою, незалежно від форм власності, інформувати ту посадову особу, доручення якої виконувалося.

 Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян

10.34.  Особисті виїзні прийоми громадян міським головою, секретарем міської ради та заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради проводяться згідно з затвердженим графіком.

10.35.  Дата та місце проведення виїзних прийомів на квартал складається працівниками відділу звернень громадян за пропозиціями міського голови, секретаря міської ради та заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

10.36.  Працівники відділу звернень громадян організовують особистий виїзний прийом громадян, а саме:

• – попереджують міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань (дату, час та місце проведення);
• – інформують старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;
• – повідомляють відділ зв’язків з громадськістю та засобами масової інформації виконавчого комітету міської ради про виїзний прийом для доведення інформації до мешканців міської територіальної громади через засоби масової інформації.

10.37.  Старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють необхідні умови для проведення прийому.

10.38.  Працівники відділу звернень громадян забезпечують:

• – організацію проведення виїзного прийому;
• – реєстрацію, направлення звернень, поданих на особистому виїзному прийомі, старостам, керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), до повноважень яких відноситься вирішення порушених питань, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам.

 

11. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради

11.1.  Кадрова робота спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування виконавчих органів міської ради висококваліфікованими і компетентними кадрами.

11.2.  Координацію роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснює  керуючий справами виконавчого комітету міської ради.

11.3.  Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється:

• – на посаду міського голови – шляхом обрання  міською територіальною громадою на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування, в порядку, визначеному законом; строк повноважень міського голови, обраного на чергових місцевих виборах, визначається Конституцією України;
• – на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання міською радою;
• – на посади заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради – шляхом затвердження міською радою за пропозицією міського голови;
• -на посаду старости – шляхом затвердження міською радою, за пропозицією міського голови за результатами громадського обговорення в межах старостинського округу;
• – на посади керівників та працівників виконавчих органів міської ради – шляхом призначення міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

11.4.  Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноособово.

11.5.  Міський голова має право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу).

11.6.  Інформація про вакантні посади та вимоги щодо них публікується у засобах масової інформації та на офіційному Володимирської сайті міської ради. Конкурси на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування проводить конкурсна комісія по організації і проведенню конкурсу при прийнятті на роботу у виконавчі органи Володимирської міської ради. Рішення про призначення на посаду приймається міським головою на підставі пропозиції конкурсної комісії. Переможець конкурсу подає заяву на призначення не пізніше триденного терміну з дня прийняття такого рішення, погоджену керівником виконавчого органу, у який призначається особа, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради (відповідно до розподілу обов’язків) та завізовану міським головою. Відділ з питань  кадрової роботи виконавчого комітету міської ради готує проєкт розпорядження міського голови про призначення на посаду. Підписане розпорядження є підставою для подальшого оформлення документів особової справи та видачі службового посвідчення.

11.7.  При звільненні з посади працівників виконавчих органів міської ради до відділу з питань  кадрової роботи подається особиста заява працівника.

11.8.  На підставі заяви відділ кадрової роботи готує проєкт розпорядження міського голови про звільнення з посади.

11.9.  У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника, консультанта чи помічника міського голови без конкурсного відбору.

11.10.  Прийом та звільнення технічних працівників та обслуговуючого персоналу виконавчого комітету міської ради здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

11.11.  На час відсутності (тривалої відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (надалі – договір). Особи, прийняті на роботу в органи місцевого самоврядування на умовах договору, не складають Присяги, їм не встановлюється ранг, період роботи на умовах строкового трудового договору не зараховується до стажу служби в органах місцевого самоврядування чи державної служби.

11.12.  Підставою для укладення договору є подання керівника виконавчого органу міської ради на ім’я міського голови. У поданні зазначається необхідність прийняття особи, посада на яку пропонується прийняти особу, та строки укладання договору. До подання додається резюме претендента на посаду. Договір укладається у трьох примірниках, що мають однакову юридичну силу і зберігаються у працівника, відділі з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради, відділі бухгалтерського обліку та господарського забезпечення виконавчого комітету міської ради. Договір укладається між міським головою та працівником.

11.13.Проєкт договору готується відділом з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради, погоджується: заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов’язків), керуючим справами виконавчого комітету міської ради, керівником виконавчого органу міської ради, керівниками юридичного відділу  та відділу з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради.

11.14.  Договори реєструються та зберігаються у відділі з питань кадрової роботи.

11.15.  На підставі трудового договору та заяви претендента видається розпорядження міського голови, що є підставою для оформлення особової справи працівника.

11.16.  Трудові книжки осіб, які працюють у виконавчих органах міської ради за трудовим договором, зберігаються у відділі з питань кадрової роботи.

11.17.  Договори з громадянами на використання їх праці можуть оформлюватися цивільно-правовим договором. Такі угоди застосовуються для виконання конкретної роботи, що спрямована на одержання результатів праці, і у разі досягнення цієї мети вважаються виконаними і дія їх припиняється.

11.18.  Розпорядження про прийом на роботу на підставі договору на виконання робіт не видається та записи про періоди праці не заносяться до трудової книжки виконавця робіт.

11.19.  Цивільно-правові договори укладаються між замовником та виконавцем робіт. Один примірник цивільно-правового договору зберігається у відділі бухгалтерського обліку та господарського забезпечення  виконавчого комітету міської ради.

11.20. У випадку прийняття на роботу нового працівника  керівник виконавчого органу або за його дорученням  інша посадова особа місцевого самоврядування зобов’язані:

– роз’яснити працівникові його права і обов’язки, ознайомити під розписку з посадовою інструкцією, проінформувати про умови праці;

– ознайомити працівника під розписку з колективним договором та іншими документами, які регулюють питання діяльності міської ради і виконавчого органу;

– визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними  для роботи засобами;

– проінструктувати працівника з техніки безпеки,  охорони праці та протипожежної охорони. ( робить інша особа – відділ праці)

11.21.  Відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради  ознайомлює працівника з Попередженням про спеціальні обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, Етичним кодексом працівників виконавчих органів міської ради, Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.

11.22. Прийняття на роботу керівників комунальних підприємств, підприємств охорони здоров’я, організацій (установ, закладів), крім керівників закладів дошкільної, загальної середньої та позашкільної освіти, закладів культури, здійснюється шляхом проведення конкурсного відбору на контрактній основі.

11.23.  Звільнення керівників комунальних підприємств, установ, організацій здійснюються у встановленому законом порядку.

11.24. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) виконавчих органів міської ради, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність, а також взаємовідносини за посадою.

11.25.  Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

11.26.  Посадові обов’язки працівників виконавчих  органів міської ради складаються їх безпосереднім керівником й затверджуються  міським головою.

11.27.  Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі.

11.28. Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування (далі – Присяга).

11.29.  Присяга складається  у присутності керівника виконавчого органу міської ради, працівника відділу з питань  кадрової роботи  виконавчого комітету міської ради.

11.30.  Новообраний міський голова складає Присягу на сесії міської ради.

11.31.  Після зачитування Присяги особа підписує її текст, який в подальшому зберігається в особовій справі. Про складання Присяги робиться запис у трудовій книжці.

11.32.  Ранги присвоюються відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації, результатів роботи згідно з чинним законодавством України.

11.33.  Особам, які призначаються на посаду в орган місцевого самоврядування і мають ранг державного службовця, присвоєний за попереднім місцем роботи, присвоюється ранг посадової особи місцевого самоврядування на рівні рангу державного службовця, якщо Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» не передбачено присвоєння вищого рангу посадової особи відповідно до займаної посади.

11.34.  Черговий ранг присвоюється за умови, якщо посадова особа успішно відпрацювала на займаній посаді не менш як два роки.

11.35.  За виконання особливо відповідальних завдань посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.

11.36.  За сумлінну працю при виході на пенсію посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.

11.37.  Посадова особа місцевого самоврядування може бути позбавлена присвоєного рангу лише за вироком суду.

11.38.  Якщо посадова особа місцевого самоврядування обрана чи призначена на посаду нижчої категорії або залишила службу в органі місцевого самоврядування, за нею зберігається присвоєний ранг.

11.39.  У трудовій книжці посадової особи місцевого самоврядування робиться запис про присвоєння, зміну чи позбавлення її відповідного рангу.

11.40.  Кадровий резерв затверджується міським головою.

11.41.  До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в органах місцевого самоврядування і мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.

11.42.  Кадровий резерв формується з:

• – посадових осіб місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;
• – державних службовців, які бажають перейти на службу в органи місцевого самоврядування;
• – спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників навчальних закладів відповідного профілю.

11.43.  З метою оцінки ділових та професійних якостей, а також кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування посадові особи місцевого самоврядування один раз на 4 роки підлягають атестації.

11.44.  Атестації не підлягають міський голова, секретар міської ради, працівники патронатної служби, особи, які перебувають на посаді менше одного року, молоді спеціалісти, вагітні жінки чи жінки, які працюють менше одного року після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною, особи, прийняті на посаду на визначений строк.

11.45.  Атестаційна комісія створюється за розпорядженням міського голови. Головою атестаційної комісії призначається міський голова або перший заступник міського голови.

11.46.  Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації, брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування, оскаржувати, у разі незгоди, рішення атестаційної комісії міському голові протягом 10 днів з дня винесення її рішення або до суду.

11.47.  За результатами атестації атестаційна комісія робить один з таких висновків: про відповідність займаній посаді; про відповідність займаній посаді за певних умов (здобуття освіти, проходження стажування, набуття відповідних навичок, підвищення кваліфікації тощо); про невідповідність займаній посаді.

11.48.  Результати атестації мають рекомендаційний характер.

11.49.  Відповідно до висновку атестаційна комісія пропонує міському голові:

• – визнати посадову особу атестованою;
• – призначити протягом року повторне атестування (за згодою посадової особи);
• – зарахувати посадову особу до кадрового резерву або призначити її на вищу посаду;
• – перевести посадову особу на іншу посаду, що відповідає її кваліфікації, або звільнити її з займаної посади.

11.50.  Спори, що виникають у зв’язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

11.51.  Інші питання атестації посадових осіб регулюються положенням про проведення атестації, яке затверджується міським головою.

11.52.  Крім загальних підстав, передбачених Кодексом законів про працю України, служба в органах місцевого самоврядування припиняється на підставі і в порядку, визначених законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», іншими законами України, у разі:

• – порушення посадовою особою місцевого самоврядування Присяги;
• – порушення умов реалізації права на службу в органах місцевого самоврядування;
• – виявлення або виникнення обставин, що перешкоджають перебуванню на службі, чи недотримання вимог, пов’язаних із проходженням служби в органах місцевого самоврядування;
• – досягнення посадовою особою місцевого самоврядування граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування.

11.53.  Перевибори міського голови, зміна керівників органів місцевого самоврядування не є підставою для припинення служби посадовими особами виконавчих органів міської ради, крім працівників патронатної служби.

11.54.  Повноваження міського голови припиняються відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

11.55.  Направлення у відрядження посадових осіб виконавчих органів міської ради, працівників апарату міської ради  здійснює міський голова. Підставою для відрядження є запрошення сторони, що приймає, і діяльність якої стосується діяльності виконавчого органу міської ради, виклик органів виконавчої влади вищого рівня або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради чи заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, яка з резолюцією міського голови надається у відділ з питань кадрової роботи, не пізніше як за п’ять (5) робочих днів, а в окремих (виняткових) випадках – не пізніше як за три (3) робочі дні до відрядження.

11.56.  Визначення кількості днів відрядження для виплати добових та компенсації (у разі потреби) проводиться на підставі поданої заяви з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. У випадку несвоєчасної подачі запрошення (виклику, доповідної записки) або заяви про компенсацію відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради має право відмовити у відрядженні.

11.57.  Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає у письмовій або усній формі безпосередньому керівнику про виконання завдання та у триденний строк після прибуття з відрядження подає у відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету  міської ради звіт про виконання завдання на відрядження, а також протягом п’яти банківських днів подає авансовий звіт за встановленою формою у відділ бухгалтерського  обліку та господарського забезпечення виконавчого комітету міської ради. На основі відповідних документів відділ бухгалтерського  обліку та господарського забезпечення виконавчого комітету міської ради в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

11.58.  У разі відрядження з метою участі у навчанні працівник подає у відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради  сертифікат чи інший підтверджуючий документ про підвищення кваліфікації.

11.59.  Щорічні відпустки надаються згідно з графіком, який затверджується міським головою щороку до 15 січня. Відпустка оформляється на підставі заяви з усіма необхідними погодженнями, яка подається на ім’я міського голови відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради  не пізніше, ніж за два тижні до початку відпустки, а в окремих (виняткових) випадках, не пізніше, ніж за три дні до початку такої відпустки. Відпустка оформляється розпорядженням міського голови. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради  .

11.60.  Надання відпусток без збереження заробітної плати здійснюється згідно з розпорядженням міського голови за погодженням з керівниками виконавчих органів міської ради.

11.61.  Керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) визначають час і порядок використання своєї щорічної відпустки (час початку, поділу на частини тощо) за погодженням з міським головою.

11.62.  З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, може проводитись їх стажування терміном до двох місяців.

11.63.  Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи відповідного виконавчого органу міської ради, де має відбутися стажування. При цьому керівник виконавчого органу міської ради подає службову записку на ім’я міського голови, в якій зазначається необхідність проведення такого стажування, посада, на якій пропонується пройти стажування, та терміни проходження стажування. До службової записки додається резюме кандидата на стажування. В разі прийняття міським головою позитивного рішення стажист подає заяву, погоджену керівником виконавчого органу міської ради, в якому буде проходити стажування. Для осіб, які працюють на час стажування в установах міста, необхідна письмова згода керівника установи.

11.64.  Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку його проходження оформляються розпорядженням міського голови.

11.65.  Особа, яка не є посадовою особою місцевого самоврядування чи державним службовцем, після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування проходить конкурс в установленому порядку. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у такому конкурсі, але не проходили стажування.

11.66.  Посадова особа місцевого самоврядування або державний службовець після успішного закінчення стажування можуть бути переведені на службу в органи місцевого самоврядування за розпорядженням міського голови без конкурсного відбору або зараховані до кадрового резерву посадових осіб місцевого самоврядування.

11.67.  Під час проходження стажування працівник повинен дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. На період стажування у виконавчому органі міської ради за стажистом закріплюється посадова особа місцевого самоврядування, відповідальна за стажування.

11.68.  Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується керівником виконавчого органу міської ради, де проводиться стажування. Стажист за час проходження стажування повинен виконати індивідуальний план стажування та після його закінчення подати міському голові доповідну записку про результати стажування, а за основним місцем роботи – стислий звіт. Керівник виконавчого органу міської ради, в якому проводилося стажування, готує висновки щодо можливості використання стажиста на службі в органах місцевого самоврядування.

11.69.  Вищий навчальний заклад не пізніше як за тиждень до початку практики надсилає на ім’я міського голови лист-направлення на практику студентів, де зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, курс, спеціальність та терміни проходження практики.

11.70.  Зарахування на практику (терміни та виконавчий орган міської ради, в якому проходитиме практика, призначення керівника практики) оформляються розпорядженням міського голови.

11.71.  Керівники виконавчих органів міської ради створюють умови для навчання і підвищення кваліфікації працівників. Посадові особи місцевого самоврядування підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах тощо. Згідно з окремим планом проводиться внутрішнє навчання працівників виконавчих органів міської ради. План навчання готує відділ з питань кадрової роботи виконавчого комітету міської ради  за пропозиціями виконавчих органів міської ради.

12. Порядок підготовки і проведення нарад

12.1. З метою розгляду важливих поточних питань життєдіяльності міської територіальної громади, обговорення повсякденних проблем та пошуку шляхів їх вирішення, міський голова щомісяця проводить наради за участю секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також керівників окремих місцевих органів виконавчої влади, підприємств та організацій.

12.2. Оперативні наради у міського голови проводяться по вівторках  у залі засідань міської ради. Початок оперативної наради о 08.00 год.

12.3.  У разі зміни дати або години проведення наради організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради не пізніше понеділка, що передує нараді, інформує її учасників.

12.4.  В умовах карантину, надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану такі наради можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційна нарада).

12.5.  Підготовка списку учасників наради, їх реєстрація, розміщення у залі, формування порядку проведення наради покладається на організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради.

12.6.Регламент проведення оперативної наради встановлюється міським головою.

12.7.Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради, оформлює (впродовж одного дня), узгоджує із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради  та подає на підпис міському голові  протоколи оперативних нарад.

12.8. Відповідно до розподілу функціональних обов’язків заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, можуть скликати наради для встановлення завдань, організації та проведення відповідних заходів, оперативного контролю за виконанням планів роботи.

12.9.Організація такої наради, оповіщення її учасників, формування плану проведення та контроль за виконанням встановлених завдань покладається на підрозділ, що відповідає за підготовку наради.

12.10. У разі необхідності, за вказівкою заступника міського голови, може вестись протокол наради. Протокол наради оформляється відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим.

12.11. Керівники виконавчих органів міської ради у встановлені дні проводять наради з працівниками підпорядкованих їм структур з питань основної діяльності виконавчого органу міської ради, планування та результатів роботи, дотримання трудової дисципліни тощо. Визначений керівником виконавчого органу міської ради  працівник  в разі необхідності веде протокол наради. Протокол оформляється та зберігається у виконавчому органі міської ради відповідно до Інструкції з діловодства та Номенклатури справ.

13. Організація діяльності робочих органів, що утворюються виконавчим комітетом міської ради та міським головою

13.1.  Виконавчий комітет міської ради та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проєктів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міської територіальної громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

13.2.  До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань, включаються заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради,  представники виконавчих органів міської ради, а також депутати міської ради, члени виконавчого комітету міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб’єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

13.3. Члени виконавчого комітету міської ради, які не є членами робочого органу, мають право брати участь у засіданні з правом дорадчого голосу.

13.4.  Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

13.5.  Засідання робочого органу скликаються його головою.

13.6.  Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем.

13.7.  З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

13.8.  Керівники виконавчих органів міської ради, відповідальні за підготовку проєкту рішення виконавчого комітету міської ради, яке попередньо розглядається на засіданні робочого органу, повідомляють, не пізніше ніж за один робочий день, членів виконавчого комітету міської ради про порядок денний, час та місце засідання робочого органу (комісії, комітету, координаційної ради, робочої групи тощо).

13.9.  Посадові особи виконавчих органів міської ради, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

13.10.  Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо інше не передбачено положенням про робочий орган.

13.11.  Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або особа, яка забезпечує здійснення повноважень робочого органу.

13.12.  Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

14. Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

14.1.  Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради здійснюється через офіційний сайт Володимирської міської ради та оприлюднення інформаційних матеріалів у засобах масової інформації.

14.2.  З метою відкритості та прозорості відділ зв’язків з громадськістю та засобами масової інформації виконавчого комітету міської ради забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів міської ради із засобами масової інформації; організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя міської територіальної громади.

14.3.  Керівники виконавчих органів міської ради та старости:

• – з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення у засобах масової інформації подають необхідні матеріали у відділ зв’язків з громадськістю та засобами масової інформації виконавчого комітету міської ради за добу до запланованого заходу для розміщення їх на офіційному сайті Володимирської міської ради;
• – для оперативного розміщення новин на офіційному сайті міської ради  після проведення заходу подають у відділ зв’язків з громадськістю та засобами масової інформації виконавчого комітету міської ради повну, змістовну та об’єктивну інформацію обсягом не більше однієї сторінки формату А4;
• – для оприлюднення матеріалів у друкованих засобах масової інформації надають їх у відділ зв’язків з громадськістю та засобами масової інформації виконавчого комітету міської ради в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети;

14.4.  Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» виконавчі органи міської ради на офіційному сайті зобов’язані розміщувати звіти про роботу виконавчого органу міської ради.

15. Організація роботи в локальній комп’ютерній мережі та актуалізація офіційного сайту Володимирської міської ради

15.1.  Система електронного документообігу – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизованого виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві міської ради, виконавчих органах міської ради.

15.2.  За збереження інформації на локальному комп’ютері відповідає користувач цього комп’ютера.

15.3.  Технічний супровід офіційного сайту Володимирської міської ради здійснює відділ цифрового розвитку та цифровізації виконавчого комітету міської ради (співпраця з розробником сайту, підтримка користувачів, надання права доступу, створення нових розділів, надання консультацій).

15.4.  Відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на відділ документального забезпечення та контролю виконавчого комітету міської ради.

15.5.  Виконавчі органи міської ради забезпечують:

• – актуальність, достовірність та оновлення публічної інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних, з визначеною періодичністю оновлення інформації та у відповідних форматах, згідно з рекомендаціями для оприлюднення наборів відкритих даних та Переліком набору даних, затвердженим розпорядженням міського голови;
• – розміщення та оновлення інформації, що стосується їх діяльності.

15.6.  Відділ цифрового розвитку та цифровізації виконавчого комітету міської ради  координує оприлюднення відкритих даних та забезпечує подальше їх оновлення на офіційному сайті Володимирської міської ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.

16. Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення

16.1.  В усіх виконавчих органах міської ради, незалежно від місця їх розташування, встановлюється єдиний режим роботи:

• – з понеділка по четвер з 08.00 до 17.15;
• – у п’ятницю з 08.00 до 16.00;
• – обідня перерва з 13.00 до 14.00.

16.2.  Для обліку часу працівників, що працюють за змінним графіком роботи, застосовується дотримання норми тривалості робочого часу при       40-годинному робочому тижні.

        16.3.  В приміщенні виконавчого комітету міської ради  діє Порядок пропускного режиму до адміністративної будівлі Володимирської міської ради

16.4.  В адміністративних приміщеннях міської ради діє система відеонагляду.

16.5. Інформаційно-технічне забезпечення виконавчих органів  міської ради здійснюється через впровадження новітніх інформаційних технологій та використання комп’ютерного обладнання на робочих місцях посадових осіб виконавчих органів міської ради.

16.6. За організацію роботи в локальній комп’ютерній мережі відповідає організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради.

16.7. Посадові особи виконавчих органів  міської ради несуть персональну відповідальність за збереження та експлуатацію комп’ютерної та оргтехніки.

16.8. Посадові особи виконавчих органів  міської ради, що використовують у своїй діяльності комп’ютерні програми, зобов’язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони комп’ютерних програм та виконувати умови їх використання.

17. Особливості врегулювання конфлікту інтересів в діяльності осіб, які входять до складу виконавчого комітету міської ради

17.1.  У разі виникнення потенційного чи реального конфлікту інтересів під час підготовки, розгляду або прийняття рішення у особи, яка входить до складу виконавчого комітету міської ради, вона не має права брати участь у прийнятті рішення.

17.2.  Повідомлення особою, яка входить до складу виконавчого комітету міської ради, про наявність потенційного чи реального конфлікту інтересів відбувається шляхом подання нею усної або письмової заяви не пізніше наступного робочого дня з моменту, коли особа дізналась чи повинна була дізнатися про наявність у неї реального чи потенційного конфлікту інтересів.

17.3.  Заява про наявність реального чи потенційного конфлікту інтересів у особи, що входить до складу виконавчого комітету міської ради, подається виконавчому комітету міської ради. Копія письмової заяви з відміткою про дату отримання залишається у особи, яка інформує про наявність у неї конфлікту інтересів.

17.4.  У разі, якщо особа, що входить до складу виконавчого комітету міської ради, дізналась про існування приватного інтересу в питанні, яке розглядається виконавчим комітетом міської ради безпосередньо під час засідання, вона зобов’язана повідомити про існування конфлікту інтересів шляхом подання усної або письмової заяви та утриматись від участі в голосуванні при розгляді зазначеного питання. Дана заява заноситься в протокол засідання виконавчого комітету міської ради.

17.5.  Про наявність у особи, що входить до складу виконавчого комітету міської ради, конфлікту інтересів може повідомити також будь-яка інша особа, що входить до складу виконавчого комітету міської ради, або учасник засідання, якого безпосередньо стосується питання, що розглядається. Відповідне повідомлення заноситься в протокол засідання виконавчого комітету міської ради.

17.6.  Врегулювання потенційного чи реального конфлікту інтересів може відбуватися шляхом:

• – неучасті особи, що входить до складу виконавчого комітету міської ради, яка має конфлікт інтересів, у погодженні проєкту рішення;
• – неучасті особи, що входить до складу виконавчого комітету, у голосуванні під час розгляду проєкту рішення на засіданні виконавчого комітету міської ради.